1. Wie wij zijn
NovaKern is een platform voor zakelijke beslisworkflows dat wordt aangeboden door FP-Operations. NovaKern helpt bedrijven gecontroleerde workflows te gebruiken voor zakelijke e-mails, leverancierscontracten, documenten en bijbehorende beslissignalen.
Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, Decision Inbox gebruikt, ContractDecision gebruikt, een Premium Review aanvraagt, credits koopt of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.
2. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij kunnen zakelijke contactgegevens verwerken, zoals uw naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, berichtinhoud en communicatiegeschiedenis.
Wanneer u een workflow gebruikt, kunnen wij de door u aangeleverde informatie verwerken, zoals leveranciersmails, contractteksten, zakelijke context, geüploade documenten, workflowselecties, rapportinhoud, conceptantwoorden en bijbehorende notities.
Wij kunnen ook operationele gegevens verwerken, zoals workflowtype, invoertype, creditgebruik, betaalstatus, status van rapportlevering, tijdstempels, technische logbestanden, foutlogbestanden, formulierinzendingen en supportregistraties.
Wij vragen gebruikers geen onnodige persoonlijke, gevoelige, vertrouwelijke of bijzondere categorieën persoonsgegevens in te dienen, tenzij deze strikt relevant zijn voor de aangevraagde zakelijke workflow en de gebruiker bevoegd is om deze gegevens aan te leveren.
3. Waarom wij persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens om NovaKern-workflows te leveren, zakelijke risico- en beslisindicaties te genereren, rapporten of conceptantwoorden te verzenden, credits en betalingen te beheren, ondersteuning te bieden, vragen te beantwoorden, de betrouwbaarheid van de dienst te verbeteren en het platform tegen misbruik te beschermen.
Wij kunnen persoonsgegevens ook verwerken voor onze bedrijfsadministratie, om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige of wettelijke verplichtingen, onze voorwaarden te handhaven, geschillen op te lossen en registraties van workflowactiviteiten bij te houden.
4. Rechtsgronden voor verwerking
Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van de uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde zakelijke belangen, wettelijke verplichtingen of toestemming wanneer dit vereist is.
De verwerking van ingediende workflowgegevens is bijvoorbeeld doorgaans noodzakelijk om de gevraagde dienst te leveren. Communicatie, verbetering van de dienstverlening, fraudepreventie en platformbeveiliging kunnen zijn gebaseerd op gerechtvaardigde belangen. Betaal-, fiscale en boekhoudkundige gegevens kunnen worden verwerkt vanwege wettelijke verplichtingen.
Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking al hebben plaatsgevonden.
5. AI-ondersteunde workflowverwerking
NovaKern gebruikt gecontroleerde, AI-ondersteunde workflows om gestructureerde zakelijke risico- en beslisindicaties te produceren. De workflowuitvoer kan onder meer bestaan uit een risiconiveau, urgentie, aanbevolen actie, managementnotities, conceptantwoorden, onderhandelingspunten of signalen voor contractopvolging.
Ingediende inhoud kan worden verwerkt door technologieaanbieders die ondersteuning bieden voor workflowautomatisering, AI-analyse, e-mailbezorging, hosting, betalingsverwerking, logging, beveiliging of operationele infrastructuur.
NovaKern verstrekt geen juridisch advies. Workflowuitvoer bestaat uit zakelijke risico- en beslisindicaties en moet door de gebruiker worden beoordeeld voordat ernaar wordt gehandeld.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
NovaKern-workflows kunnen automatisch gestructureerde uitvoer genereren, maar deze uitvoer is bedoeld als beslisondersteuning voor zakelijke gebruikers.
De uiteindelijke zakelijke, juridische, commerciële of operationele beslissing blijft de verantwoordelijkheid van de gebruiker of diens organisatie. NovaKern-uitvoer mag zonder menselijke beoordeling niet als een definitieve bindende beslissing worden beschouwd.
7. Delen met dienstverleners
Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners die ons helpen NovaKern te beheren, waaronder hostingproviders, automatiseringstools, e-mailproviders, betalingsverwerkers, analyse- of loggingtools, beveiligingstools en aanbieders van AI-infrastructuur.
Deze dienstverleners mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de doeleinden die nodig zijn om de dienst te leveren, beveiligen of ondersteunen, met passende contractuele en organisatorische waarborgen.
Wij kunnen informatie ook verstrekken wanneer dit wordt vereist door wet- of regelgeving, een rechterlijk bevel of een bevoegde autoriteit, of wanneer dit nodig is om onze rechten, gebruikers, het platform of onze bedrijfsvoering te beschermen.
8. Internationale verwerking
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, streven wij ernaar passende waarborgen te gebruiken, zoals contractuele bescherming of andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen.
Omdat NovaKern gebruik kan maken van aanbieders van cloud-, automatiserings- en AI-infrastructuur, kan internationale verwerking afhangen van de geselecteerde aanbieder, regio en technische configuratie.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.
Workflowinzendingen, rapporten, conceptantwoorden, operationele logbestanden en communicatiegegevens kunnen worden bewaard voor dienstverlening, ondersteuning, geschilafhandeling, beveiliging, controleerbaarheid en bedrijfsadministratie.
Betaal-, fiscale en boekhoudkundige gegevens kunnen gedurende de wettelijk verplichte termijn worden bewaard. Wanneer u ons vraagt gegevens te verwijderen, beoordelen wij dat verzoek in het licht van onze wettelijke, operationele en beveiligingsverplichtingen.
10. Beveiliging
Wij passen organisatorische en technische maatregelen toe die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.
Toegang tot operationele gegevens is bedoeld om te worden beperkt tot wat noodzakelijk is voor dienstverlening, ondersteuning, beveiliging, administratie en de uitvoering van workflows.
Geen enkele online dienst kan absolute beveiliging garanderen. Gebruikers moeten vermijden informatie in te dienen die niet relevant is voor de aangevraagde workflow.
12. Uw privacyrechten
Afhankelijk van uw situatie en het toepasselijke recht kunt u het recht hebben om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken of bezwaar tegen de verwerking te maken.
U kunt ook recht hebben op gegevensoverdraagbaarheid en op het intrekken van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
U kunt contact met ons opnemen om uw rechten uit te oefenen. Wij kunnen uw identiteit of bevoegdheid moeten verifiëren voordat wij op een verzoek reageren.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit.
13. Ingediende gegevens over derden
Wanneer u leveranciersmails, contracten, documenten of andere zakelijke materialen indient die persoonsgegevens van derden bevatten, bent u ervoor verantwoordelijk dat u bevoegd bent deze informatie voor de aangevraagde zakelijke workflow aan te leveren.
U moet informatie die niet nodig is voor de workflow vóór het indienen verwijderen of onleesbaar maken.
14. Kinderen
NovaKern is bedoeld voor zakelijk gebruik en richt zich niet op kinderen. Wij bieden NovaKern-diensten niet bewust aan kinderen aan.
15. Wijzigingen in dit Privacybeleid
Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken wanneer onze diensten, workflows, dienstverleners, technische inrichting of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd.
Neem voor privacyvragen, verzoeken of bezwaren contact met ons op via info@usenovakern.com.